تعد المقابلة فرصة رائعة لتظهر للمحاور كيف يمكنك أن تكون مناسبًا تمامًا في الشركة. يعد تسمير المقابلة أمرًا مهمًا بشكل خاص لعملية توظيف موظف الاستقبال ، لذلك سنقدم لك بعض النصائح حول كيفية التأكد من أنك تقدم أفضل ما لديك.
في هذه المقالة ، سنغطي أساسيات التحضير لمقابلة موظف الاستقبال ، وأسئلة وأجوبة المقابلة الشائعة ، وبعض النصائح لإثارة إعجاب المحاور الخاص بك . استمر في القراءة وستكون جاهزًا لإجراء المقابلة والحصول على عرض عمل في أي وقت من الأوقات.
أسئلة مقابلة موظف الاستقبال
ما هي بروتوكولات الأمان التي تتبعها؟
بغض النظر عن الشركة ، لا يمكنك السماح للأشخاص بالسير بلا هدف عبر المبنى دون تحديد سبب وجودهم هناك. D iscuss البروتوكولات المستخدمة في الوظائف السابقة والتي قد تشمل فحص بطاقات الهوية للموظفين، مع كتابة التفاصيل من الزوار، وضمان يتم تسجيل مرة الشخص.
ماذا تفعل عندما تكون موظف استقبال؟
يقوم موظفو الاستقبال بالرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع الزوار. كما يديرون أدلة الشركة ، ويقدمون التعليمات للزوار والبائعين عند الطلب. غالبًا ما يقبلون الطرود ويطلبون اللوازم المكتبية ويعيدون تخزين المطبخ في مكان عملهم. ستحدد صناعتك والشركة التي تعمل بها أي واجبات استقبال إضافية.
ما هو الدور الذي يلعبه موظف الاستقبال في الانطباع الأول للعميل عن المؤسسة؟
ما يريدون معرفته: يجب أن يتأكد القائم بإجراء المقابلة من أنك تفهم الوظيفة التي تتقدم لها ، ولكن قد يكون هذا السؤال ثقافيًا أيضًا ، ويمس فلسفتك في العمل.يمكن لموظف الاستقبال أن يترك انطباعًا كبيرًا - إيجابيًا أو سلبيًا - على العملاء. نظرًا لأنني من أوائل الأشخاص الذين يراهم العملاء ، فإن التفاعل المحبط أو الضعيف يمكن أن يفسد رأيهم في الشركة أو التجربة الكلية التي مروا بها. بالنسبة لي ، يشبه ذلك عندما يستقبلك المضيف في مطعم. إذا بدت مسعورة أو تتصرف بوقاحة ، فيمكن أن تشعر لاحقًا أن طعامك لا يتذوق طعمه. لهذا السبب أتأكد دائمًا من تحية الناس بابتسامة على وجهي والتأكد من أن جميع العملاء يشعرون أنهم حصلوا على انتباهي الكامل.
كيف تحافظ على تنظيم جدولك اليومي؟
أسئلة انترفيو موظف استقبال . ما يريدون معرفته: كيف تنظم يومك ليس هو الهدف حقًا. الهدف هو إثبات أنك منظم جيدًا وستكمل جميع واجباتك بطريقة كفؤة وفي الوقت المناسب.أبدأ كل يوم بإعداد قائمة بكل ما أحتاج إلى إنجازه. أتحقق من التقويم الخاص بي بحثًا عن أي اجتماعات أو مواعيد ، حتى أتمكن من التعرف عليها ، والحصول على تغطية في مكتب الاستقبال إذا لزم الأمر. في وظيفتي ، الاتصال هو المفتاح ، لذا فأنا أجيب باستمرار على الهاتف وأتحقق من البريد الإلكتروني الخاص بي للطلبات الجديدة ، ثم أقوم بتحديث قائمة المهام الخاصة بي بمهام المتابعة وفقًا لذلك.
كيف تحدد أولويات المكالمات والعملاء والتسليمات وغيرها من القضايا التي يجب معالجتها على الفور؟
ما أنها تريد أن تعرف: إن المقابلة يريد أن يعرف جيدا كيف كنت في تعدد المهام ، وتنظيم الوقت، وترتيب أولويات المهام. هذه أيضًا فرصة جيدة للإشارة إلى كيفية مواجهتك لأولويات متعددة وشرح كيفية التعامل معها جميعًا.هل أنت على استعداد للعمل الإضافي؟
انترفيو موظف استقبال . ما يريدون معرفته: إذا لم تكن على استعداد للعمل الإضافي ، فقل ذلك. إذا كنت على استعداد للعمل الإضافي ولكن ضمن حدود معينة فقط ، فقل ذلك أيضًا. نعم ، هناك شركات سيكلفك العمل فيها بسبب عدم العمل لساعات إضافية. لكن الالتزام بتعهد لا يمكنك الوفاء به ، أو وضع نفسك في وضع يتعين عليك فيه التضحية برفاهيتك أو رفاه عائلتك من أجل وظيفتك ، ليس خيارًا مقبولاً. أنت بحاجة إلى وظيفة تتناسب مع تواجدك.أنا مرتاح للعمل الإضافي عدة مرات في الشهر ، طالما لدي إشعار مسبق قبل ذلك بيوم. وجود تنبيه يُسهّل عليّ إعادة ترتيب خططي. عند الضرورة ، من المحتمل جدًا أن أقوم بعمل ساعات إضافية في نفس اليوم أيضًا ، لكنني أفضل حقًا أن أحصل على إشعار ليوم واحد.
هل يمكن أن تخبرني عن وقت اضطررت فيه للتعامل مع شخص غاضب أو غاضب على الهاتف؟
مقابلة الريسبشن . اتصلت بشخص ما في وقت واحد وكان من الواضح أنه مستاء للغاية. كانوا يطالبون بالاتصال بمديرنا التنفيذي مباشرة. أهم شيء يجب أن تتذكره عند التعامل مع أفراد مثل هؤلاء هو عدم أخذ غضبهم على محمل شخصي أو السماح له بالتأثير على طريقة تعاملك معهم. كنت مؤدبًا وحازمًا وأخبرهم أنه لم يكن متاحًا ، لكنني سأكون سعيدًا بإيصال رسالة إليه. من خلال التزامه بالهدوء والاستماع إلى شكواه ، كان مقتنعًا بأن مخاوفه ستنتهي ، وهدأ.
ما الذي يجعلك موظف استقبال جيد؟
الأسئلة الخاصة بمقابلة موظف استقبال . بالعمل في مكتب الاستقبال ، فأنت جهة الاتصال الرئيسية للشركة ومكلف بالحفاظ على المكتب يعمل بسلاسة ، ويجب أن تعكس إجابتك كيفية تحقيقك لها. على سبيل المثال ، يمكنك القول إن موظف الاستقبال الجيد يعمل كمورد قيم يمكن أن يثق به الموظفون ، ولديه مهارات تنظيمية متميزة ، وهو إيجابي وودود حتى في المواقف العصيبة ، ويتفهم قوة الانطباعات الأولى.
ما هو مستوى خبرتك في العمل مع أنظمة الهاتف متعددة الخطوط؟
تضمنت وظيفتي الأخيرة العمل في مكتب حيث تلقينا عددًا كبيرًا من المكالمات. كنت مسؤولاً عن الحفاظ على تنظيم جميع المكالمات الواردة والتأكد من تحويلها إلى المستلم الصحيح بطريقة سريعة وفعالة. حتى عندما تكون الأمور محمومة ، أفخر بقدرتي على البقاء ودودًا وهادئًا.
ما هو معدل الكلمة لكل دقيقة عند الكتابة وما هو معدل الخطأ لديك؟
الأسئلة الخاصة لمقابلة موظف استقبال . في المتوسط ، أنا على حق في حوالي 80-95 كلمة في الدقيقة مع دقة حوالي تسعين بالمائة. يمكنني الكتابة بشكل أسرع ، ولكن مع زيادة السرعة ، يمكن أن تنخفض دقتي. بغض النظر ، أتأكد من إعادة قراءة كل ما أكتبه وتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية قبل إرسال أي شيء.
ما هو مستوى خبرتك مع البرامج التقليدية والأجهزة المكتبية؟
لدي أكثر من 5 أعوام من الخبرة في استخدام Windows و Microsoft Office Suite بما في ذلك Word و Access و Excel و PowePoint. أنا مرتاح أيضًا مع Adobe Photoshop و Illustrator ولدي دراية بمعظم المعدات المكتبية القياسية بما في ذلك آلات التصوير والفاكسات وأنظمة الهاتف.
لماذا موظف الاستقبال مهم للمنظمة؟
أسئلة وأجوبة موظف استقبال . موظفو الاستقبال هم الوجه الأول الذي يراه معظم الناس في المؤسسة. ونتيجة لذلك ، فإن وظيفتهم هي إدارة الاتصالات من مصادر خارجية ، بما في ذلك البائعين والزوار وموظفي المكاتب الآخرين. يتطلب القيام بعملك بشكل جيد كموظف استقبال مجموعة متنوعة من المهارات الصعبة واللينة ، ولكن يجب أن تكون منظمًا. والودية أمر بالغ الأهمية
كيف تجعل العميل يشعر بالترحيب؟
مقابلة موظف استقبال . "إذا تعرفت على أحد العملاء ، فإنني أبذل قصارى جهدي لتحيته بالاسم. في الحالات التي لا أعرف فيها العميل ، أبدأ دائمًا بابتسامة وترحيب حار وتقديم نفسي. بمجرد أن يخبروني بما يحتاجون إليه وقمت بتلبية احتياجاتهم ، أسأل دائمًا عما إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني القيام به من أجلهم قبل إرسالهم في طريقهم ".
كيف يمكنك تنسيق الاجتماعات؟
أسئلة مقابلة موظف استقبال . من خلال الحفاظ على تقويم المواعيد واستخدام Outlook أو البوابة الإلكترونية الخاصة بالشركة لإدارة المراسلات
استدعاء الموظفين المعنيين لتأكيد الاجتماعات / المواعيد وتذكير الإدارة بها
تنظيم قاعات الاجتماعات / المؤتمرات مع التأكد من أن كل ما هو مطلوب يعمل على سبيل المثال جهاز العرض
سيكون التواصل وتعديل أي تفاصيل حول الاجتماعات (مثل الوقت / التاريخ) بالتشاور مع الإدارة جزءًا لا يتجزأ من تنسيق الاجتماع
التي تستكشف مهاراتك وخبراتك والأسئلة التي تقيم مدى ملاءمتك التحفيزية مع الشركة وزملاء العمل.ما الذي يعجبك ولا يعجبك في العمل كموظف استقبال؟
ابدأ بما تستمتع به في الوظيفة واجعل إجابتك ذات صلة بالواجبات التي ينطوي عليها المنصب الذي تتقدم إليه.الامثله تشمل:
- لقاء مختلف الناس والتعامل معهم
- استخدام مبادرتك لمساعدة الناس
- تقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء
- لا يجب أن تتعلق كرهك بمتطلبات فرصة العمل.
- تجنب الشكوى من ظروف العمل مثل العمل الإضافي وبيئة المكتب.
- ابتعد عن انتقاد زملاء العمل والمديرين والعملاء.
- 5. ما هي مهارات الكمبيوتر لديك؟
صف مستوى إجادتك في البرامج المختلفة التي عملت معها مثل MS Office.
لدي مهارات حاسوبية قوية جدا. بالإضافة إلى معرفتي بـ Microsoft Office ، اعتدت أيضًا إجراء تحديثات على موقع الشركة على الويب في دوري الأخير ، لذلك أنا مرتاح لاستخدام Word أيضًا. عندما أبدأ في استخدام برنامج أو تطبيق جديد ، أجد عادةً أنه يمكن الإجابة على معظم أسئلتي من خلال البحث عبر الإنترنت ، على الرغم من أنني أقدر الحصول على برنامج تعليمي من زميل في العمل أيضًا.أعط إشارة إلى نوع المستندات التي قمت بإنشائها.
راجع المعدات المكتبية ، بما في ذلك أنظمة الاتصالات السلكية واللاسلكية ، التي تعرفها.
ما هي أهم مهارات موظف الاستقبال؟
وضّح فهمك لدور موظف الاستقبال - فأنت "وجه" الشركة وتلعب دورًا حاسمًا في تصور العميل للمؤسسة.بعض الكفاءات الأساسية لهذه الوظيفة هي:
- مهارات التواصل
- القدرة على التعامل مع الضغط
- حل المشاكل
- العمل بروح الفريق الواحد
- الاعتمادية
- الالتزام بالمواعيد
- النزاهة
- ضرورية.