مساعد إداري Admin Assistant ريف حلب
- عدد الشواغر 1
- موقع الوظيفة سوريا / حلب - عفرين.
- الرمز الوظيفي BO-SY-SC1371
- آخر موعد للتقديم 06.07.2023
- تنويه: إذا واجهت مشاكل عند فتح رابط التقديم يرجى استخدام كاسر بروكسي لتجنب الحظر المفروض على بعض المواقع داخل سوريا.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لمنسق الموارد البشرية واللوجيستي ومدير المكتب
- تطوير وإنشاء وتوثيق أنظمة السكرتارية المكتبية المتعلقة بحفظ المستندات وإدارة السجلات والاتصالات (العائمة، والمراسلات) ولإدارة الإمدادات والخدمات المكتبية الأمامية
- التأكد من أن المكتب مفتوح دائما قبل 30 دقيقة من قدوم الموظفين إلى المكتب وإغلاقه بعد ساعات العمل
- استلام وفحص ومعالجة النقد والاتصالات الأخرى الواردة والصادرة ضمان التعامل مع الأمور السرية بشكل صحيح
- مساعدة منسق الموارد البشرية واللوجيستي ومدير المكتب في شراء المواد المكتبية
- ضمان تقديم جميع الوظائق بشكل مناسب وفقا لمعايير Bahar
- التأكد من الاحتفاظ بقائمة من القرطاسية وتحديثها على النحو المطلوبة تتأكد من طلب القرطاسية في الوقت المناسب وأنها متوفرة في جميع الأوقات.
- ضمان تخطيط جميع احتياجات القرطاسية وشرائها على أساس شهري التأكد من طلب اللوازم المكتبية وإتاحتها دائما
- تتأكد من أن مخافر الطابعة و ألات التصوير متوفرة دائما بالتعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات
- المساعدة في تخصيص المساحات المكتبية بالتنسيق مع اللوجيستي ومنسق الموارد البشرية.
- ضمان توافر المساحات المكتبية الموظفين الحاليين والجدد.
- البحث عن حلول وتقديمها لتوسيع مساحة المكاتب بناء على النمو المتوقع بالتنسيق مع منطق اللوجيستي والموارد البشرية ومدير المكتب
- العناية اليومية بالمبنى وجميع الغرفه
- تقديم تقارير مرحلية شهرية إلى منسق اللوجيستي. ه ترتيب أمور السفر والطلبات لموظفي وزوار بهار
- التأكد من تتبع حركة الموظفين على سجل السيارات وأن السلامين على دراية بالاتفال الموظفين ولازاهم. الأماكن
- تخطيط وتنفيذ خدمات. حجر
- الإشراف على عمال النظافة في المكتب لضمان الحفاظ على النظافة دائما.
- الإشراف على الطبخ وصيانة جميع احتياجات المطبخ
- مسؤول عن تنسيق غرف للاجتماعات والحجز وتحديث جميع الأحداث والاجتماعات على Outlook / Teams التخطيط والإعداد لجميع المناسبات المتعلقة بمكتب وفريق بمان
- أداء أي والحبات أخرى ذات صلة كما هو مطلوب من قبل المدير المباشر أو مدير المكتب.
المهارات والمؤهلات والخبرات
- درجة معهد أو جامعة أو أي شهادة معادلة لها في الإدارة أو إدارة الأعمال أي شهادة ذات صلة
- يجب أن يكون لديه مهارات العمل على الكوميوتر والخيرة في إدارة قواعد البيانات وبرامج جدول البيانات
- خبرة عمل لا تقل عن سنتين في المجال الإداري واللوجستي
- مهارات تنظيمية جيدة والقدرة على إدارة المهام وتحديد الأولويات
- القدرة على أعمل في بيئة متعددة اللفافك
- الاهتمام بالتفاصيل
- مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين.
- القدرة على التكيف والمرونة
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية اللقضية والمكتوبة على حد سواء أمر ضوري
- القدرة على التعامل مع الأمور ذات السرية التامة
- الالتزام بمبادي وإجراءات العمل الانساني الالتزام برؤية المنظمة ورسالتها وأهدافها
- التزام بمدونة الواعد السلوك
رابط التقديم
الحماية والأخلاق المهنية :
تلتزم بهار بضمان المعاملة اللائقة واحترام جميع الأفراد اللذين نتواصل معهم من خلال عملنا، سواء كانوا أعضاء الفريق أو أعضاء المجتمع أو المشاركين في البرامج أو غيرهم نحن ملتزمون بالمبادئ الأساسية المتعلقة بالوقاية من الاستغلال والانتهاك الجنسي التي وضعها الأمين العام للأمم المتحدة واللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات (IASC). لن تتسامح منظمة بهار مع إساءة معاملة الأطفال أو الاستغلال الجنسي أو الإساءة أو التحرش من قبل أو أعضاء فريقنا كجزء من التزامنا تجاه توفير بيئة عمل آمنة وشاملة، من المتوقع أن يتصرف أعضاء الفريق بطريقة مهنية، تحترم القوانين والعادات المحلية، والالتزام بسياسات وقيم مدونة قواعد السلوك الخاصة بمنظمة بهار في جميع الأوقات، كما يتطلب من جميع أعضاء الفريق إكمال دورات التعليم الإلكتروني الإلزامية لقواعد السلوك عند التوظيف وعلى أساس سنوي.
الملاحظات:
(1) في حال شفور أي وظيفة مشابهة سيتم اختيار مرشح من الإعلان الحالي لملء الوظيفة الشاغرة.
(2) سيتم ملء هذه الوظيفة / الوظائف فور اختيار المرشح المناس