الجلسة العاشرة من دورة الرخصة الدولية لقيادة الحاسب الآلي ICDL مقدمة من أكاديمية الفارس للتكنولوجيا والمعلومات سيكون موضوع جلسة اليوم عن برنامج اكسل أهم برنامج في سلسلة مايكروسوفت نسأل الله أن يعلمنا ما ينفعنا وينفعنا بما علمنا بسم الله نبدأ.
كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Excel؟
سننشئ قاعدة بيانات للموظفين للمؤسسة. دعونا نرى كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Excel باتباع العملية التالية:إدخال البيانات لإنشاء قاعدة بيانات Excel
إدخال البيانات هو الجانب الرئيسي أثناء محاولتك إنشاء قاعدة بيانات في Excel.
افترض أن هذه هي البيانات التي ستستخدمها قاعدة بيانات للموظفين.
لقد أضفت المعرفات القليلة الأولى للموظف . قل D01 و D02 و D03 ثم اسحب المتبقي حتى الصف 12 باستخدام مقبض التعبئة . العمود الثاني يحتوي فصاعدا معلومات الموظف عامة مثل الاسم الأول ، اسم العائلة ، تسمية ، و الراتب. معلومات قذرة في الخلايا يدويًا حسب التفاصيل الخاصة بك. تأكد من تطبيق تنسيق عمود المرتب على جميع الخلايا في العمود (وإلا ، فقد تتسبب قاعدة البيانات هذه في حدوث خطأ أثناء الاستخدام).
من الجيد دائمًا إدخال البيانات الصحيحة. تأكد من عدم وجود مساحة في بياناتك. عندما لا أقول أي فراغات أخرى ، فإنه يغطي خلايا العمود ، وهي ليست فارغة أيضًا. حاول إلى أقصى حد ألا تكون أي خلايا بيانات فارغة. إذا لم تكن لديك أي معلومات متاحة معك ، ففضل وضع NA فوق خلية فارغة. من المهم أيضًا إجراء الإدخال الصحيح للعمود الأيمن.
انظر اللقطة في الاسفل:
لقد أضفت المعرفات القليلة الأولى للموظف . قل D01 و D02 و D03 ثم اسحب المتبقي حتى الصف 12 باستخدام مقبض التعبئة . العمود الثاني يحتوي فصاعدا معلومات الموظف عامة مثل الاسم الأول ، اسم العائلة ، تسمية ، و الراتب. معلومات قذرة في الخلايا يدويًا حسب التفاصيل الخاصة بك. تأكد من تطبيق تنسيق عمود المرتب على جميع الخلايا في العمود (وإلا ، فقد تتسبب قاعدة البيانات هذه في حدوث خطأ أثناء الاستخدام).
إدخال البيانات الصحيحة
انظر اللقطة في الاسفل:
افترض كما هو موضح في الصورة أعلاه ، أنك قمت بتبديل مدخلات العمود بشكل خاطئ. على سبيل المثال ، لقد ذكرت التعيين تحت اسم العائلة واسم العائلة تحت التعيين ، وهو تراجع خطير عندما تفكر في هذا على أنه بيانات موظف رئيسي لمؤسستك. قد يضلل بعض استنتاجاتك.
لنفترض أنك أضفت إدخالاً صحيحًا ، ولكن في الصف الثاني بعد الصف الأخير (على سبيل المثال ، تم ترك صف واحد فارغًا). كما أنه لا يوصى بذلك. إنه تفصيل لبياناتك. انظر لقطة الشاشة الواردة أدناه:
لنفترض أنك أضفت إدخالاً صحيحًا ، ولكن في الصف الثاني بعد الصف الأخير (على سبيل المثال ، تم ترك صف واحد فارغًا). كما أنه لا يوصى بذلك. إنه تفصيل لبياناتك. انظر لقطة الشاشة الواردة أدناه:
كما ترى ، هناك صف واحد ترك فارغًا بعد الصف لا. 12 (الصف الأخير الثاني من مجموعة البيانات) وإضافة صف واحد جديد ، وهو أمر غير مستحسن. على نفس المنوال ، يجب ألا تترك أي عمود فارغ في قاعدة البيانات.
دعنا نرى لقطة الشاشة أدناه:
دعنا نرى لقطة الشاشة أدناه:
كما ترى ، تم ترك العمود F فارغًا. مما يجعل Excel يعتقد أن هناك تقسيمًا للبيانات. يعتبر Excel أن العمود الفارغ هو فاصل لقاعدتي بيانات. إنه أمر مضلل ، حيث أن العمود الذي يلي العمود الفارغ هو جزء من قاعدة البيانات الأصلية. إنه ليس عمود بداية قاعدة بيانات جديدة.
تسمى جميع الصفوف "سجل في قاعدة بيانات Excel".
إنه نوع من المعرفة الأساسية التي يجب أن تكون لدينا حول قاعدة البيانات التي نقوم بإنشائها. يسمى كل صف نقوم بإنشائه / إضافته كسجل في قاعدة البيانات. انظر أدناه لقطة الشاشة للرجوع اليها:
تسمى جميع الصفوف "سجل في قاعدة بيانات Excel".
إنه نوع من المعرفة الأساسية التي يجب أن تكون لدينا حول قاعدة البيانات التي نقوم بإنشائها. يسمى كل صف نقوم بإنشائه / إضافته كسجل في قاعدة البيانات. انظر أدناه لقطة الشاشة للرجوع اليها:
كل عمود هو حقل في قاعدة بيانات Excel
يسمى كل عمود حقل في قاعدة بيانات Excel. تسمى عناوين الأعمدة بأسماء الحقول.
يسمى كل عمود حقل في قاعدة بيانات Excel. تسمى عناوين الأعمدة بأسماء الحقول.
تنسيق الجدول بمجرد الانتهاء من إدخال البيانات ، يجب تحويلها إلى جدول تصور أفضل.
حدد الخلايا من A2 إلى F12 من جدول البيانات.
انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
حدد تنسيق كجدول من القائمة المنسدلة. يمكنك اختيار تخطيط الجدول الخاص بك.
حدد الخلايا من A2 إلى F12 من جدول البيانات.
انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
حدد تنسيق كجدول من القائمة المنسدلة. يمكنك اختيار تخطيط الجدول الخاص بك.
بمجرد النقر فوق تنسيق جدول معين ، ستظهر نافذة جدول مع نطاق البيانات المحدد ، وسيحيط خط منقط بهذا النطاق. يمكنك تغيير نطاق البيانات الموجودة فيه في مربع حوار الجدول أيضًا.
بمجرد أن تكون سعيدًا بالنطاق ، يمكنك الاختيار ، حسنًا. يمكنك رؤية البيانات الخاصة بك في شكل جدول الآن. انظر لقطة الشاشة الواردة أدناه:
استخدم أدوات قاعدة بيانات Excel لفرز البيانات أو تصفيتها
يمكنك استخدام الأسهم المنسدلة الموجودة بجانب كل اسم حقل لفرز البيانات أو تصفيتها وفقًا لمتطلباتك. هذه الخيارات مفيدة حقًا عندما تتعامل مع كمية كبيرة من البيانات.
تنسيق قاعدة البيانات قم بتمييز الخلية A1 إلى F1 من جدول البيانات.
حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية
ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انتقل إلى التفاف النص وكذلك دمج وتوسيط .
يمكنك أيضًا تغيير لون التعبئة. حدد لون التعبئة. اختر لون اهتمامك. لقد اخترت هنا اللون الأخضر .
حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية
ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انتقل إلى التفاف النص وكذلك دمج وتوسيط .
يمكنك أيضًا تغيير لون التعبئة. حدد لون التعبئة. اختر لون اهتمامك. لقد اخترت هنا اللون الأخضر .
هذه هي الطريقة إنشاء قاعدة بيانات في اكسل.
أشياء يجب تذكرها حول إنشاء قاعدة بيانات في Excel
يجب ملء المعلومات حول عنصر واحد في صف واحد بالكامل. لا يمكنك استخدام أسطر متعددة لإضافة بيانات مختلفة لنفس العنصر في قاعدة بيانات Excel.
لا يجب ترك الحقل فارغًا. (بما في ذلك عناوين العمود / اسم الحقل).
يجب أن يكون نوع البيانات المدخلة في عمود واحد متجانسًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإدخال تفاصيل الراتب في عمود المرتب ، فلا يجب أن يكون هناك أي سلسلة نصية في هذا العمود. وبالمثل ، يجب ألا يحتوي أي عمود يحتوي على سلاسل نصية على أي معلومات رقمية.
قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها هنا هي بالفعل مثال صغير جدًا. يصبح الأمر ضخمًا من حيث انضمام الموظفين بين الحين والآخر ويصبح من الصعب الحفاظ على البيانات مرارًا وتكرارًا بالتنسيق القياسي. لهذا السبب يوصى باستخدام قواعد البيانات.
أشياء يجب تذكرها حول إنشاء قاعدة بيانات في Excel
يجب ملء المعلومات حول عنصر واحد في صف واحد بالكامل. لا يمكنك استخدام أسطر متعددة لإضافة بيانات مختلفة لنفس العنصر في قاعدة بيانات Excel.
لا يجب ترك الحقل فارغًا. (بما في ذلك عناوين العمود / اسم الحقل).
يجب أن يكون نوع البيانات المدخلة في عمود واحد متجانسًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإدخال تفاصيل الراتب في عمود المرتب ، فلا يجب أن يكون هناك أي سلسلة نصية في هذا العمود. وبالمثل ، يجب ألا يحتوي أي عمود يحتوي على سلاسل نصية على أي معلومات رقمية.
قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها هنا هي بالفعل مثال صغير جدًا. يصبح الأمر ضخمًا من حيث انضمام الموظفين بين الحين والآخر ويصبح من الصعب الحفاظ على البيانات مرارًا وتكرارًا بالتنسيق القياسي. لهذا السبب يوصى باستخدام قواعد البيانات.