يعتبر منصب مساعد توثيق (Documentation Assistant) أمرًا حاسمًا في العديد من المؤسسات والشركات، حيث يساهم في تنظيم وإدارة الوثائق والمستندات الهامة للمؤسسة. يقدم هذا المساعد الدعم الفعال في تنظيم البيانات والتأكد من توافر المعلومات اللازمة للموظفين والعملاء. في هذه المقالة، سنلقي الضوء على الوصف الوظيفي لمنصب مساعد توثيق وأهم المتطلبات والمسؤوليات المرتبطة بهذا المنصب، بالإضافة إلى الراتب المتوقع في السعودية والإمارات.
الوصف الوظيفي لمنصب مساعد توثيق وماهي المتطلبات والمسؤوليات والراتب
الوصف الوظيفي:
يعمل مساعد توثيق على توفير الدعم الفني والإداري لقسم التوثيق والمستندات في المؤسسة. يقوم بإدارة وتنظيم الوثائق والمستندات المختلفة والحفاظ على سرية المعلومات. يعمل على تحديث وتنظيم الأرشفة والتصنيف الصحيح للمستندات والبيانات. يساعد في تنفيذ سياسات وإجراءات التوثيق وضمان الامتثال للمعايير والقوانين القابلة للتطبيق.
المتطلبات
- شهادة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو أي تخصص ذو صلة.
- خبرة سابقة في إدارة الوثائق والتوثيق ستكون ميزة إضافية.
- معرفة تامة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والتقنيات المساعدة للتوثيق.
- مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على التعامل مع البيانات والمعلومات بشكل دقيق ومنهجي.
- مهارات اتصال قوية وقدرة على العمل في فريق والتفاعل مع الآخرين.
- معرفة جيدة بقوانين حماية البيانات وسرية المعلومات.
المسؤوليات
- تنظيم وإدارة الوثائق والمستندات الهامة وفقًا لسياسات وإجراءات التوثيق.
- ضمان تصنيف وأرشفة الوثائق بشكل صحيح وفقًا للمعايير المحددة.
- التأكد من توفر المعلومات اللازمة للموظفين والعملاء بشكل سريع ودقيق.
- مراجعة وتحديث البيانات والمستندات المخزنة لضمان التحديث والدقة.
- التعاون مع الأقسام والفرق الأخرى لتوفير الدعم اللازم والاستجابة للطلبات.
- الامتثال لسياسات حماية البيانات وضمان سرية المعلومات.
- مساعدة في تنفيذ تدريبات التوعية حول إدارة الوثائق وأفضل الممارسات.
الراتب المتوقع
يختلف الراتب المتوقع لمنصب مساعد توثيق حسب الدولة والمؤسسة وخبرة المرشح. في السعودية، يتوقع
- في السعودية يتراوح الراتب الشهري لمساعد توثيق بين 5,000 ريال سعودي إلى 10,000 ريال سعودي تقريبًا.
- في الإمارات، يتوقع أن يتراوح الراتب الشهري لمساعد توثيق بين 6,000 درهم إماراتي إلى 12,000 درهم إماراتي تقريبًا.
يجب ملاحظة أن هذه التقديرات تعتمد على المتوسطات وقد تختلف بناءً على العوامل المحددة لكل منصب وموقع العمل.
تلخيص
مساعد توثيق يلعب دورًا هامًا في تنظيم وإدارة الوثائق والمستندات في المؤسسات والشركات. يتطلب العمل في هذا المنصب مهارات تنظيمية وتقنية قوية، بالإضافة إلى قدرة على العمل تحت ضغط والالتزام بالمعايير القانونية لحماية البيانات وسرية المعلومات. يمكن تحقيق راتب مجزٍ في هذا المجال، ويمكن أن يختلف الراتب المتوقع حسب الدولة والمؤسسة وخبرة المرشح.