يعد منصب مسؤول التوثيق Documentation Officer من المناصب الحيوية في المؤسسات والشركات، حيث يتحمل مسؤولية إدارة وتنظيم الوثائق والمستندات المهمة. يهدف هذا المنصب إلى ضمان توافر المعلومات اللازمة في الوقت المناسب وبطريقة منظمة وآمنة. فيما يلي الوصف الوظيفي المفصل لمنصب مسؤول التوثيق Documentation Officer مع أهم المتطلبات والمسؤوليات المشتركة والراتب المتوقع في السعودية والإمارات.
الوصف الوظيفي المفصل لمنصب مسؤول التوثيق Documentation Officer
التعليم والمؤهلات
- يفضل أن يكون حاصلًا على درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
- المؤهلات المهنية المتعلقة بإدارة الوثائق والتوثيق تعتبر إضافة قوية.
الخبرة:
- يفضل أن يكون لديه خبرة سابقة في مجال إدارة الوثائق والتوثيق لمدة تتراوح بين 2-5 سنوات.
- يجب أن يكون لديه خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
المعرفة والمهارات
- معرفة عميقة بأفضل الممارسات والمعايير الدولية في إدارة الوثائق والتوثيق.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على العمل بترتيب وتنظيم المستندات والمعلومات.
- مهارات اتصال ممتازة وقدرة على التواصل مع فرق العمل والأفراد المختلفين.
القدرة على التعامل مع التكنولوجيا
- إتقان استخدام الأدوات التكنولوجية والبرامج المكتبية المختلفة.
- معرفة جيدة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والتقنيات ذات الصلة.
المسؤوليات
تنظيم الوثائق والمستندات:
- إنشاء وتنفيذ سياسات وإجراءات توثيق المؤسسة وتحديد المعايير والدلائل الخاصة بالتوثيق.
- تصنيف وفرز الوثائق والمستندات وتنظيمها بطريقة تسهل الوصول إليها.
- ضمان توفر المعلومات المهمة في الوقت المناسب للفرق والأفراد المعنيين.
إدارة نظام التوثيق الإلكتروني:
- تطبيق وإدارة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لتخزين واسترجاع المستندات.
- مراقبة النظام وضمان سلامته وأمانه وحفظ النسخ الاحتياطية اللازمة.
التوعية والتدريب:
- توعية الموظفين بأهمية التوثيق والمعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق.
- تدريب الموظفين على استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية وتطبيق أفضل الممارسات.
الامتثال للمعايير والتشريعات:
- التأكد من أن جميع الوثائق والمستندات يتم توثيقها وفقًا للمعايير والتشريعات المعمول بها.
- الامتثال لسياسات حفظ السرية وحماية البيانات الشخصية.
الراتب المتوقع في السعودية والإمارات:
يتفاوت الراتب المتوقع لمنصب Documentation Officer في السعودية والإمارات وفقًا لعدة عوامل مثل حجم الشركة والمؤسسة والخبرة والمؤهلات الشخصية والمكانة الوظيفية. عمومًا،
- يمكن أن يتراوح الراتب الشهري لمنصب Documentation Officer في السعودية بين 8,000 ريال سعودي و15,000 ريال سعودي.
- أما في الإمارات، فقد يتراوح الراتب الشهري لنفس المنصب بين 8,000 درهم إماراتي و18,000 درهم إماراتي.
يجب ملاحظة أن الرواتب المذكورة هي تقديرات وتخضع للتغيرات وفقًا للعوامل المحددة لكل مؤسسة ومكان العمل.
يجب على المتقدمين لمنصب Documentation Officer التأكيد على المتطلبات والمسؤوليات المذكورة في الوصف الوظيفي وضمان توافر المهارات والمؤهلات المناسبة