في عالم الأعمال الحديث، يشغل السكرتير أو السكرتيرة دورًا حيويًا في تنظيم العمل وتسهيل العمليات الإدارية. فهو يعتبر رمزًا للكفاءة والاحترافية في أي منظمة. يهدف هذا المقال إلى تقديم نظرة شاملة حول وظيفة السكرتير/ة، بما في ذلك المسؤوليات والمتطلبات الأساسية والراتب المتوقع في السعودية و الإمارات .
الوصف الوظيفي لوظيفة سكرتير
المسؤوليات الأساسية لوظيفة السكرتير/ة
تعد المسؤوليات التالية جزءًا من وظيفة السكرتير/ة:
1. إدارة المكتب وتنظيم الأعمال:
- يقع على عاتق السكرتير/ة تنظيم وإدارة جدول المواعيد للفريق أو المدير الذي يعملون معه، وإجراء المكالمات الهاتفية والتعامل مع المراسلات الورقية والإلكترونية، وترتيب الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتقارير، وإدارة وتنظيم الوثائق والمستندات الهامة.
2. دعم الإدارة:
- يقوم السكرتير/ة بتوفير الدعم الإداري للإدارة العليا والفرق الأخرى في المؤسسة. يكون جزءًا من مسؤوليتهم ترتيب الاجتماعات وإعداد المذكرات والتقارير الإدارية، ومراقبة الأوراق والوثائق الهامة، والتنسيق مع الأقسام الأخرى داخل المؤسسة لضمان تنسيق العمل وسلاسة العمليات.
3. استقبال الزوار والتواصل:
- يعتبر السكرتير/ة واجهة المنظمة الأولى، حيث يتعامل مع الزوار والعملاء والشركاء التجاريين. يقوم بترحيب الزوار وتوجيههم وتقديم المساعدة لهم، والتعامل مع استفساراتهم واحتياجاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يتولى المسؤولية عن إدارة المكالمات الواردة والصادرة وتوجيهها بشكل صحيح وفعّال.
المتطلبات الأساسية لوظيفة السكرتير/ة
تتطلب وظيفة السكرتير/ة الأتي:
1. المؤهلات التعليمية:
- يفضل أن يكون لدى السكرتير/ة درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة، مثل إدارة الأعمال أو السكرتارية أو المكتبات والمعلوماتية. يعتبر حسن القراءة والكتابة والمهارات اللغوية القوية أمرًا ضروريًا، حيث يتطلب العمل في مجال السكرتارية التعامل مع المستندات والمراسلات بشكل يومي.
2. المهارات الفنية:
- يجب أن يكون السكرتير/ة ماهرًا في استخدام الحواسيب وبرامج المكتب مثل Microsoft Office. يفضل أن يتمتع بخبرة في استخدام أنظمة إدارة المحتوى والمواقع الإلكترونية. يجب أيضًا أن يكونوا ملمين بتكنولوجيا المعلومات الأساسية لتسهيل العمليات اليومية.
3. مهارات التواصل والاتصال:
- يجب أن يكون لدى السكرتير/ة مهارات تواصل فعّالة ولباقة في التحدث والكتابة. يجب أن يتمتعوا بمهارات استماع فعّالة والقدرة على التواصل مع مختلف الشرائح والثقافات. يجب أن يتمتعوا أيضًا بقدرة على الكتابة الدقيقة وتنسيق المستندات بشكل احترافي.
4. التنظيم وإدارة الوقت:
- يعتبر التنظيم وإدارة الوقت مهارة حاسمة للسكرتير/ة. يجب أن يتمتعوا بالقدرة على التعامل مع المهام المتعددة وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة. يجب أن يكونوا منظمين وقادرين على التكيف مع الجداول المزدحمة والمهام الطارئة.
الراتب المتوقع في السعودية والإمارات
من الصعب تحديد الراتب بشكل دقيق، حيث يتأثر بعوامل عديدة مثل الخبرة، والمؤهلات، وحجم المنظمة، والمنطقة الجغرافية. عمومًا، يتراوح
- الراتب المتوقع لوظيفة السكرتير/ة في المملكة العربية السعودية بين 7000 وبين 110000 ريال سعودي شهريًا.
- وفي دولة الإمارات العربية المتحدة يتراوح بين 8000 درهم وبين 12000درهم درهم إماراتي شهريًا.
يرجى ملاحظة أنه يجب أن يتم تخصيص هذا الوصف الوظيفي لتلبية احتياجات ومتطلبات المؤسسة المحددة. قد تختلف المسؤوليات والمتطلبات بناءً على طبيعة العمل والصناعة.
خاتمة
إن وظيفة السكرتير/ة تعتبر أساسية لنجاح أي منظمة، حيث تسهم في تنظيم وتسهيل العمليات الإدارية وتوفير الدعم الإداري اللازم. يجب على السكرتير /ة أن يكون لديهم مهارات متعددة ومتنوعة، بما في ذلك المؤهلات التعليمية المناسبة والمهارات التقنية والتواصل الجيد. يعتبر الراتب متغيرًا وقابلًا للتفاوض بناءً على العوامل المذكورة سابقًا.